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Ainsi l'employeur est avisé de faire la distinction entre les différents documents composant les dossiers personnels de ses salariés et de procéder au cas par cas. Pour les documents rentrant dans la comptabilité de l'employeur, le délai légal de 10 ans prévu à l'article 16 du Code de commerce s'impose. Ledécret du 16 décembre 2016 oblige également les employeurs à garantir la disponibilité des fiches de paie soit pendant un minimum de 50 ans soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 75 ans. En cas de cessation d'activité de l'employeur ou du prestataire de services qui assure la conservation des bulletins de paie, les Lebulletin de paie dématérialisé doit comporter les mêmes mentions obligatoires que la fiche de salaire en version papier. Parmi les mentions obligatoires du bulletin de salaire, il est possible de citer : L’identification de Informel'employeur de ton expérience. Partagez votre expérience SALARIUM recrute pour des postes: consultant. Responsabilités. etablissement des bulletins de paie ; etablissement des Conservationbulletins de salaire CESU. Etant employeur et utilisatrice du site CESU pour éditer les feuilles de salaire de mon employé, je souhaite savoir si je dois conserver une impression papier des bulletins de salaire de mon employé, ou si l'archivage fait sur le site CESU est suffisant. Merci d'avance. Site Gratuit De Rencontre Non Payant. Bonjour,Je suis salarié en CDI depuis bientôt 3 ans d'une entreprise de presse, en tant que journaliste. De fait, ma convention collective me donne droit à une prime de 13e mois qui doit, selon ma convention collective, m'être versée fin employeur ne me l'ayant toujours pas versée, je lui ai envoyé une lettre recommandé avec A/R le mettant en demeure de régulariser cette l'impossibilité de me payer, il m'a néanmoins établi une fausse fiche de paie pour le mois de février 2015 dans laquelle est mentionné que j'ai bien été payé de mon 13e doute évidemment que cela soit légal. Dès lors, est-ce qu'il m'est possible d'en référer aux prud'hommes et que risque mon employeur en agissant de la sorte ?Merci par avance ! [retour]Combien de temps mon employeur doit conserver mes fiches de paie ? Publié le Mercredi 2 Janvier 2019 Historiquement, l'employeur était tenu de conserver un double du bulletin de salaire sous forme papier ou électronique pendant au moins 5 à la sourceMais la RGPD est venu apporter deux précisions Le délai de conservation de 5 ans court à partir de la fin de la relation contractuelle. Les données comptables liées aux salariés doivent être conservée 10 ans. Aisni on pourrait imaginer que les livres de paie et documents de synthèses entrent dans ce cadre. Les données personnelles ne peuvent être conservées indéfiniment une durée de conservation doit être déterminée par le responsable de traitement en fonction de l’objectif ayant conduit à la collecte de ces données. Ce principe de conservation limitée des données personnelles est prévu par le RGPD et la loi Informatique et cycle de vie de la donnée Pour un même traitement, les données personnelles poursuivent des phases successives. On parle de cycle de vie » de la donnée personnelle. Ce cycle connaît trois phases Conservation en base active Il s’agit de la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif finalité du traitement ayant justifié la collecte/enregistrement des données. Par exemple, dans une entreprise, les données d’un candidat non retenu seront conservées pendant 2 ans maximum sauf s’il en demande l’effacement par le service des ressources humaines. En pratique, les données seront alors facilement accessibles dans l’environnement de travail immédiat pour les services opérationnels qui sont en charge de ce traitement ex le service des ressources humaines pour les opérations de recrutement ; Archivage intermédiaire Les données personnelles ne sont plus utilisées pour atteindre l’objectif fixé dossiers clos » mais présentent encore un intérêt administratif pour l'organisme ex gestion d’un éventuel contentieux, etc. ou doivent être conservées pour répondre à une obligation légale par exemple, les données de facturation doivent être conservées dix ans en application du Code de commerce, même si la personne concernée n’est plus cliente. Les données peuvent alors être consultées de manière ponctuelle et motivée par des personnes spécifiquement habilitées ; Archivage définitif En raison de leur valeur » et intérêt, certaines informations sont archivées de manière définitive et pérenne. À la différence de la conservation en base active, les deux dernières étapes ne sont pas systématiquement mises en place. Leur nécessité doit être évaluée pour chaque traitement, et, pour chacune de ces phases, un tri sera opéré entre les données. L’identification de la durée de conservation des traitements La définition de la durée de conservation relève de l’analyse de conformité que le responsable doit mener pour son traitement. Dans certains cas, la durée de conservation est fixée par la règlementation par exemple, l’article L3243-4 du Code du travail impose à l’employeur de conserver un double du bulletin de paie du salarié pendant 5 ans. Toutefois, pour de nombreux traitements de données, la durée de conservation n’est pas fixée par un texte. Il appartient alors au responsable du fichier de la déterminer en fonction de la finalité du traitement. Les outils pour aider à définir les durées Dans le cadre de sa mission d’accompagnement des professionnels, la CNIL a élaboré des outils d’aide à l’identification des durées applicables à la conservation des données, ainsi qu’un guide pour faciliter la mise en œuvre de ce principe. Ces outils sont destinés à tout professionnel, quel que soit son secteur public ou privé et quelle que soit la taille de sa structure. Un guide pratique Le guide pratique des durées de conservation répond aux questions que se posent fréquemment les professionnels, tant sur le principe de la limitation de la conservation des durées que sur sa mise en pratique. Il présente également l’outil référentiel durées de conservation », du point de vue contenu et utilisation. Élaboré en partenariat avec le service interministériel des archives de France SIAF, ce guide pratique explicite comment articuler les obligations du RGPD et celles imposées par le Code du patrimoine. Consulter le guide pratique sur les durées de conservation Des référentiels de durées de conservation L’objectif de ces référentiels est de faciliter la recherche de la durée pertinente, effectuée par le responsable de traitement. Sous forme de tableaux, ils présentent, pour les traitements les plus récurrents dans le secteur concerné, les étapes de la vie des données base active, voire archivage intermédiaire. Les durées mentionnées pour chacune des phases de la vie de la donnée sont soit obligatoires, car imposées par un texte législatif ou réglementaire ; soit recommandées au regard de la doctrine de la CNIL anciennes normes simplifiées ou autorisations uniques, référentiels sectoriels, recommandations…, elles constituent alors un point de repère dont le responsable de traitement peut s’éloigner sous réserve de documenter son choix. Cet outil a été conçu comme une base de travail, à partir de laquelle le responsable du traitement peut mener sa propre analyse, selon les spécificités du traitement concerné et du contexte spécifique de la structure. Les premiers référentiels adoptés concernent le domaine de la santé hors recherche et celui de la recherche en santé. Les bonnes questions à se poser Jusqu’à quand ai-je vraiment besoin des données pour atteindre l’objectif fixé ? Ai-je des obligations légales de conserver les données pendant un certain temps ? Dois-je conserver certaines données en vue de me protéger contre un éventuel contentieux ? Lesquelles ? Jusqu’à quand puis-je faire valoir ce recours en justice ? Quelles informations doivent être archivées ? Pendant combien de temps ? Quelles sont les règles de suppression des données. Quelles sont les règles d’archivage des données ? Skip to content eDocGroupQui sommes nousExpertiseRejoignez-nousVous êtes…EntrepriseExpert-ComptableSecteur PublicNos solutionsDesk RHeDocSigneDocSafeDemande d’information DESK RHeDocGroup2021-11-08T145014+0100 Desk RH, le coffre fort numérique pour les bulletins de paieLe coffre-fort numérique Desk RH distribue automatiquement les bulletins de paie, facilite le partage et la signature des documents RH, tout en conservant les archives pendant 10 ans côté employeur et 50 ans côté salarié. Un coffre-fort numérique RH pour l’employeurRapide à déployer et autonome des logiciels de paie, notre solution Desk RH permet à l’entreprise d’optimiser les coûts de fonctionnement et de gagner du temps dans la gestion de ses ressources humaines. Distribution des bulletins de paie et documents RH Signature électronique Archivage dématérialisé pendant 10 ans Un coffre-fort numérique pour les salariésChaque salarié bénéficie gratuitement et à vie d’un coffre-fort numérique personnel pour Visualiser son bulletin de salaire dès la réception du virement Signer puis archiver ses contrat de travail et autres documents des ressources humaines en ligne Centraliser ses documents RH ainsi que ceux à titre privé, grâce aux collecteurs de factures Loi El-Khomri dématérialisation du bulletin de paie Le bulletin de paie numérique doit être conservé par l’employeur et par le salarié. La conservation des bulletins de paie numériques est garantie grâce au dépôt dans un coffre-fort certifié AFNOR NF 203 CCFN. Depuis le 1er janvier 2017, avec la loi El Khomri, l’employeur peut opter pour la dématérialisation des bulletins de salaires sans l’accord préalable des collaborateurs. C’est au salarié de manifester son refus s’il s’y oppose. Solution de dématérialisation RH sécuriséeVotre coffre-fort numérique employeur vous permet d’archiver tous les documents RH et de les distribuer aux salariés dans leurs propres coffres-forts numériques. Questions fréquentesOù sont hébergées les données des documents archivés ?eDocGroup2020-04-14T095423+0200Les données liées aux documents archivés dans les coffres-forts numériques Desk RH et eDocPerso sont hébergées en France. Et les serveurs utilisés par eDocGroup répondent au plus haut niveau de sécurisation. Les technologies de confiances garantissent l’intégrité des documents archivés. Les technologies de confiance sont notamment l’horodatage et les empreintes d’intégrité. Comment contacter le service client eDocGroup ?eDocGroup2020-04-14T095429+0200eDocGroup met à votre disposition l’aide en ligne pour vous permettre d’accéder aux réponses apportées par notre service clients aux questions les plus fréquentes. Vous pouvez contacter le service client par email support . Nos techniciens apporteront une réponse adaptée et personnalisée à votre demande dans les plus brefs salariés doivent-ils donner leur accord pour la dématérialisation ?eDocGroup2020-04-14T095434+0200L’article D3243-7 du Code du travail vous autorise à dématérialiser les bulletins de paie sans l’accord de vos salariés. Vous devez simplement les informer de leur droit d’opposition. A l’exception du secteur public, où les agents n’ont pas de droit d’ si un salarié quitte l’entreprise ?eDocGroup2020-04-14T095442+0200Quoi qu’il arrive le salarié conserve son coffre-fort numérique gratuitement et sans limite de durée. Le salarié pourra toujours y accéder, même en cas de départ de l’entreprise. Quels sont les avantages pour le salarié ?eDocGroup2020-04-14T095506+0200Grâce à son coffre-fort numérique le salarié peut centraliser jusqu’à 10 Go de documents administratifs personnels. En activant les collecteurs, il peut archiver ses factures personnelles, ses avis d’imposition, ses papiers d’identité, ses mots de passe c’est un véritable domicile en ligne ! Il peut aussi facilement partager l’ensemble de ces documents aux personnes de son choix, par l’envoi de mails, sur une durée qu’il définit. Comment les salariés peuvent-ils activer leur coffre-fort numérique ?eDocGroup2020-04-14T095513+0200La création d’un coffre-fort salarié se fait grâce à l’utilisation d’un code d’activation. Ce code est envoyé au salarié après la création de son profil dans Desk RH ou via des relances, par email ou en format Desk RH distribue les bulletins de paie à chaque salarié ?eDocGroup2020-04-14T095518+0200Desk RH découpe le fichier de bulletins de paie pour vous. Ainsi, dès que les salariés ont activé leurs coffres-forts numériques personnels, la distribution est automatique et quel logiciel de paie Desk RH est-il compatible ?eDocGroup2020-04-14T095525+0200Desk RH est indépendant des logiciels de paie. Vous importez simplement le fichier PDF de vos bulletins de paie dans Desk RH, que ce soit un fichier issu de votre logiciel de paie ou fourni par votre expert-comptable. eDocPerso, le coffre-fort numérique des salariés Véritable domicile numérique, eDocPerso permet aux salariés de recevoir leur bulletin de salaire dans un coffre-fort numérique certifié AFNOR et de centraliser tous leurs documents personnels de façon sécurisée. Gratuit pour le salarié et disponible à vie L’appli est disponible en téléchargement gratuit Le Code du travail précise que les e-bulletins de paie doivent remplir trois grandes conditions pour respecter la législation en vigueur. Décryptage de ce que cela implique pour les solutions de dématérialisation les DRH, le 12 mai 2009 est à marquer d’une pierre blanche ce jour est celui de l’adoption d’une nouvelle loi permettant aux employeurs de proposer à leurs salariés de recevoir leurs bulletins de paie au format électronique, via une modification de l’article L3243-2 du Code du travail. Il signe aussi les débuts de la dématérialisation des fiches de paie, considérées comme l’un des derniers bastions du papier dans les services de gestion des ressources - Obtenir le consentement explicite des salariésEn 2011, la norme NF Z42-025 est venue fixer les modalités d’application de cette dématérialisation des bulletins de salaire », explique Olivier Teitgen, chef de projet au département transport, énergie et communication » de l’Afnor organisme national français de normalisation. Elle ne donne quasiment pas d’indication technique, mais définit les processus à mettre en œuvre, notamment pour recueillir l’acceptation des salariés ». Concrètement, il est possible d’envoyer un mail à tous les collaborateurs pour obtenir l’agrément individuel de ceux qui sont intéressés, par exemple via un clic et une case à cocher sur une page web », détaille André Demollière, directeur marketing marché digital et HCM human capital management » chez ADP, spécialiste des services et solutions de gestion des ressources humaines, de la paie et des temps. L’entreprise doit ensuite conserver la preuve de ce consentement ». Et laisser à chacun la possibilité de se rétracter ultérieurement s’il le considère que cette obligation de recueil du consentement du salarié constitue toujours un frein à la dématérialisation. Dans un rapport sur la clarification du bulletin de paie », remis au gouvernement mi-2015, Jean-Christophe Sciberras, directeur des relations sociales de Solvay et ancien président de l’Association nationale des directeurs des ressources humaines ANDRH, a ainsi conseillé au gouvernement d’inverser la règle d’option ». Il s’agirait de donner au bulletin électronique le statut de droit commun tout en préservant le maintien du format papier aux salariés qui le demandent ». Mais cette recommandation n’a pas été suivie d’effet pour l’ - Préserver l’intégrité des donnéesPour la sauvegarde, le texte ne dit pas quel format doit être utilisé », précise Olivier Teitgen. Mais il stipule que les bulletins électroniques, qui offrent une photo identique de ceux qui sont émis sur papier, doivent être émis dans un format gratuit et standardisé, et qu’ils doivent incorporer des métadonnées descriptives – nom de l’employeur, Siret, identifiant du salarié, identifiant du document... ». En outre, le format doit être non modifiable et un mécanisme de scellement » de chaque bulletin de paie doit permettre de vérifier ultérieurement son signature numérique de l’employeur ou du salarié n’est pas utile, comme pour le papier aujourd’hui, mais on recommande une signature permettant de contrôler que l’intégrité du document n’a pas été modifiée entre le moment où il a été généré par le système de paie et l’instant où il a été déposé dans l’espace des collaborateurs », souligne Clément Buyse, cofondateur de PeopleDoc ex-Novapost, éditeur de l’une des principales plateformes de digitalisation RH » plus de 1,5 million d'utilisateurs dans le monde.3 - Transmettre et conserver de façon sécuriséeLe bulletin créé, il ne suffit pas de l’envoyer en pièce jointe aux salariés. Mais il faut utiliser un mode de transmission sécurisé, permettant de conserver la preuve de la remise au salarié, puis stocker le bulletin - aux frais de l’employeur – dans deux espaces sécurisés de conservation ESC utilisant les principes de conservation fixés par la norme NF Z l’entreprise ne s’appuie pas sur un coffre-fort électronique externe Digiposte de Docapost pour ADP, PeopleDoc pour elle doit faire en sorte que la preuve puisse être directement intégrée au document, autrement dit "autoportée" », indique Clément Buyse. En cas de modification, la signature du document sera ainsi invalidée ».Mais si l’espace de conservation repose sur un système d’archivage électronique SAE ou sur un coffre-fort électronique opéré par un tiers de confiance extérieur cas le plus fréquent, il faut que la solution retenue soit toujours associée à un plan de continuité qui offrira aux salariés un plan B en cas de disparition du prestataire », conclut Olivier Teitgen. On n’est jamais trop prudent. 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